Digitalizzazione e dematerializzazione nelle imprese turistiche

Digitalizzare, eliminare la carta, quindi, dematerializzare è sempre più una necessità di primaria importanza nella gestione di un’impresa turistica.

Ricordo all’inizio della mia carriera nel settore ogni hotel aveva un locale adibito ad archivio e, mano a mano che gli anni passavano, la necessità di avere un locale archivio più grande cresceva.

Ricordo anche che la consultazione di quegli archivi avveniva raramente e, quando accadeva, era una caccia al tesoro.

In maniera del tutto naturale iniziai a chiedermi se fosse realmente necessario accumulare tutte quelle carte. Al di là di pochissimi obblighi di legge, il resto dei documenti erano conferme di prenotazioni che venivano conservate insieme ai documenti fiscali da esibire in caso di contestazioni. Iniziai a far notare che il “contratto alberghiero” altro non era che la corrispondenza avvenuta tramite e-mail, quindi, bastava conservare l’e-mail. Inoltre, le fatture venivano stampate tramite un PMS (Property Management System), quindi si potevano facilmente recuperare direttamente dal software.

La difficoltà più grande da affrontare quando si decide di dematerializzare sono le abitudini dei collaboratori. Proposi di smetterla di stampare le prenotazioni e di creare dei PDF da conservare sul PC.

Questa soluzione, a mio avviso, aveva ed ha notevoli vantaggi. Prima di tutto il risparmio di carta con conseguente salvaguardia dell’ambiente. Archiviando su server tutte le prenotazioni queste potevano essere consultate da qualsiasi luogo mentre quelle cartacee dovevano essere consultate sul posto. Inoltre, si risolveva uno dei problemi più elementari, cioè lo smarrimento della pratica che mandava tutti in panne. Sovente la pratica veniva ritrovata, a fine stagione, dietro qualche mobile, ma, intanto, tutti si erano incolpati a vicenda per la scomparsa.

Il primo muro che trovai di fronte è stato, per l’appunto, l’abitudine dei receptionist di segnare a penna tutte le note inerenti quella prenotazione. Feci notare che bastava utilizzare il campo “note” del gestionale alberghiero che fino a quel momento non veniva utilizzato. Ci vollero anni prima di riuscire a far percepire tutti i vantaggi per il proprio lavoro.

Nessuna pratica persa, nessuna nota persa, tutto in un solo file PDF che poteva essere integrato con le nuove e-mail in modo da tenere tutto in ordine ed accessibile 24h da qualsiasi luogo ove si fosse scelta l’opzione di salvare l’intero archivio in cloud. Inoltre, nel caso anni dopo doveva essere ricercata una prenotazione, bastava utilizzare la funzione cerca ed inserire una parola chiave.

Mi rendo conto che alcune cose possono spaventare, ma la paura spesso è data esclusivamente da termini nuovi. L’adozione di pratiche di gestione ottimizzate e paper-free porta solo vantaggi, soprattutto per chi lavora nel reparto prenotazioni e frontdesk, ed un notevole risparmio economico.